Sarawak Information Systems Sdn. Bhd.

1. Collection of Personal Data

This Privacy Notice is provided in accordance with the Personal Data Protection Act 2010 (Act 709) and the Personal Data Protection (Amendment) Act 2024 (Act A1727).

We take the protection of your personal data seriously. In the course of your use of Sarawak Information Systems Sendirian Berhad's (hereinafter referred to as "SAINS", "we", "us", or "our") website, mobile applications, and related digital platforms (collectively, the "System"), you may be required to provide certain personal data ("Personal Data") to enable access to and use of the System.

Such Personal Data is collected and processed for purposes directly related to the operation and functionality of the System, including but not limited to user registration and account management, identity verification, provision and improvement of system features and services, communication and notifications, technical support, system security, and compliance with applicable legal and regulatory requirements.

We may use your Personal Data to provide and improve our services, manage your account, send updates and notifications, and support related activities, including collaborations with our partners.

2. Nature of Personal Data

The types of personal data which we may collect and/or process are as follows:

• Full name;
• Identity card number;
• Passport number;
• Address;
• Date of birth;
• Organisation;
• Contact information;
• Email address;
• Occupation;
• Employer
• Images (still)
• Attendance records (e.g. clock-in and clock-out time);
• Location data, including GPS coordinates captured during attendance transactions.
• Personally Identifiable Information (PII) defined by international privacy laws or standards

3. Obligation to or Voluntarily Supply of Personal Data

Providing your Personal Data is voluntary. However, to access and use certain features or services within the System, you are required to provide accurate, complete, and up-to-date information.

4. Impact Resulting from Failure to Supply Personal Data

Failure to provide such Personal Data may:

• Prevent you from registering for or accessing certain features of the System;
• Limit our ability to provide you with requested services or system functionalities;
• Affect your ability to complete requests, submissions, or transactions within the System; and
• Result in you not receiving important updates, notifications, or information related to the System.

5. Purpose of Collecting Personal Data

In compliance with the Personal Data Protection Act 2010, we collect and process your Personal Data only for lawful purposes related to our website, mobile application, and related services ("System").

a) For Users of the System

Your Personal Data may be collected and used to:

• Enable access to and use of the System;
• Manage and administer user accounts;
• Provide and improve system features and services;
• Facilitate mobile attendance recording (e.g. clock-in and clock-out);
• Verify user presence at a specific location during attendance transactions;
• Validate attendance through geofence or location-based verification;
• Prevent misuse or fraudulent attendance recording;
• Generate attendance reports for organisational and administrative purposes;
• Ensure system security and integrity; and
• Communicate relevant updates and notifications.

b) Website Visitors

Your personal data may be collected and processed for the following purposes:

• To improve website functionality, usability, and security
• To respond to inquiries submitted through the website
• To detect and prevent fraud, abuse or malicious activity
• To ensure compliance with applicable website terms of use and privacy practices

c) Location Data Usage

• Location data is captured only at the point of clock-in and clock-out for the purpose of attendance verification.
• eTagMe does not perform continuous or real-time tracking of user location.
• Location data is not used for profiling, behavioural monitoring, or tracking outside of attendance-related purposes.

6. Disclosure

Personal Data provided to us will generally be kept confidential but you hereby consent and authorize us to provide or disclose your Personal Data to the following categories of parties:

• Any person to whom we are compelled or required to do so under law or in response to a competent or government agency;
• Any future affiliated companies and subsidiaries;
• Our business partners that provide related services or products of SAINS;
• Government agencies, statutory authorities and industry regulators;
• Our auditors, consultants, lawyers, professional advisors, external auditors and financial institutions;
• Our sub-contractors or third-party service or product providers as may be determined to be necessary or appropriate.

We ensure that the parties mentioned above shall adhere to strict data protection standards.

7. Safeguards

We shall keep and process your data in a secure manner. We endeavour, where practicable, to implement the appropriate administrative and security safeguards and procedures in accordance with the applicable laws and regulations to prevent the unauthorized or unlawful processing of your Personal Data and the accidental loss or destruction of, or damage to your Personal Data.

8. Personal Data Transfer and Sharing

Where we consider it necessary or appropriate for the purposes of data storage or processing or providing any service or product on our behalf to you, we may transfer your Personal Data to another member of our company or third-party service or product providers within or outside the country in which we are established, under conditions of confidentiality and similar levels of security safeguards. International transfers are only allowed if the recipient country provides an adequate level of protection and is in compliance with the applicable data protection laws of the country.

International transfers are only allowed if the recipient country provides an adequate level of protection and is in compliance with the applicable data protection laws of the country.

9. Personal Data Retention

Personal Data provided by you is retained as long as the purpose for which the data was collected continues. Personal data is then destroyed unless its further retention is required to satisfy a longer retention period to meet legal, regulatory or accounting requirements or to protect the interests of SAINS.

10. Links to Other Sites

Our website may contain links to other sites and pages. By activating a link, for example, by clicking on the banner of an advertiser, you leave our website. We do not exercise control over any Personal Data or any other information you give to any other entity after you have left our website.

11. Your Rights of Access and Correction

You may request access to your personal data and/or request correction of any personal data that is inaccurate, incomplete, misleading, or not current. If you do not consent to the use of your personal data for purposes other than those for which it was originally provided, you may also notify us.

In addition to access and correction, you also have the right to:

• Request the transfer (data portability) of your personal data to another service provider where technically feasible.
• Withdraw consent for the use of your personal data at any time, subject to legal or contractual restrictions.

All such requests can be directed to our Data Protection Officer (DPO) at dpo@sains.com.my

12. Data Breach Notification

In the unlikely event of a personal data breach, SAINS shall notify affected individuals and the Personal Data Protection Commissioner where required, in accordance with the Personal Data Protection (Amendment) Act 2024 (Act A1727).

13. Changes to the Notice

We may change this Privacy Notice from time to time without prior notice. Kindly check the Privacy Notice on a regular basis on our website.

1. Pengumpulan Data Peribadi

Notis Privasi ini disediakan selaras dengan Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 (Akta 709) dan Akta Perlindungan Data Peribadi (Pindaan) 2024 (Akta A1727).

Data Peribadi tersebut dikumpul dan diproses bagi tujuan yang berkaitan secara langsung dengan operasi dan fungsi Sistem, termasuk tetapi tidak terhad kepada pendaftaran pengguna dan pengurusan akaun, pengesahan identiti, penyediaan serta penambahbaikan ciri dan perkhidmatan sistem, komunikasi dan notifikasi, sokongan teknikal, keselamatan sistem, serta pematuhan kepada keperluan undang-undang dan peraturan yang berkuat kuasa.

Kami juga boleh menggunakan Data Peribadi anda untuk menyediakan dan menambah baik perkhidmatan kami, mengurus akaun anda, menghantar kemas kini dan notifikasi, serta menyokong aktiviti berkaitan, termasuk kerjasama dengan rakan kongsi kami.

2. Jenis Data Peribadi

Jenis-jenis data peribadi yang dikumpul dan/atau diproses bagi eTagMe adalah seperti berikut:

• Nama penuh;
• Nombor kad pengenalan;
• Nombor pasport;
• Alamat;
• Tarikh lahir;
• Organisasi;
• Maklumat untuk dihubungi;
• Alamat e-mel;
• Pekerjaan;
• Majikan;
• Imej (statik);
• Maklumat untuk dihubungi;
• Rekod kehadiran (contohnya masa masuk dan keluar);
• Data lokasi, termasuk koordinat GPS yang diambil semasa transaksi kehadiran.
• Maklumat Pengenalan Peribadi (PII) seperti yang ditakrrekod kehadiran (contohnya masa masuk dan keluar);

3. Kewajipan atau Secara Sukarela Membekal Data Peribadi

Pemberian Data Peribadi anda adalah secara sukarela. Walau bagaimanapun, untuk mengakses dan menggunakan ciri atau perkhidmatan tertentu dalam Sistem, anda dikehendaki memberikan maklumat yang tepat, lengkap dan terkini.

4. Kesan Akibat Kegagalan Membekal Data Peribadi

Kegagalan untuk memberikan Data Peribadi tersebut boleh:

• Menghalang anda daripada mendaftar atau mengakses ciri-ciri tertentu dalam Sistem;
• Mengehadkan keupayaan kami untuk menyediakan perkhidmatan atau fungsi sistem yang diminta;
• Mempengaruhi keupayaan anda untuk melengkapkan permintaan, penyerahan atau transaksi dalam Sistem; dan
• Menyebabkan anda tidak menerima kemas kini, notifikasi atau maklumat penting berkaitan Sistem.

5. Tujuan Mengumpul Data Peribadi

Selaras dengan Akta Perlindungan Data Peribadi 2010, kami mengumpul dan memproses Data Peribadi anda hanya bagi tujuan yang sah berkaitan dengan laman web, aplikasi mudah alih dan perkhidmatan berkaitan kami ("Sistem").

a) Bagi Pengguna Sistem

Data Peribadi anda mungkin dikumpul dan digunakan untuk:

• Membolehkan akses dan penggunaan Sistem,
• Mengurus dan mentadbir akaun pengguna;
• Menyediakan serta menambah baik ciri dan perkhidmatan sistem;
• Memudahkan rakaman kehadiran melalui aplikasi mudah alih (contohnya clock-in dan clock-out);
• Mengesahkan kehadiran pengguna di lokasi tertentu semasa transaksi kehadiran;
• Mengesahkan kehadiran melalui pengesahan geofencing atau lokasi;
• Mencegah penyalahgunaan atau penipuan rekod kehadiran;
• Menjana laporan kehadiran untuk tujuan organisasi dan pentadbiran
• Memastikan keselamatan dan integriti sistem; dan
• Menyampaikan kemas kini serta notifikasi yang berkaitan.

b) Bagi Pelawat Laman Web

Data peribadi anda mungkin dikumpul dan diproses bagi tujuan berikut:

• Menambah baik fungsi, kebolehgunaan dan keselamatan laman web;
• Menjawab pertanyaan yang dihantar melalui laman web;
• Mengesan dan mencegah penipuan, penyalahgunaan atau aktiviti berniat jahat;
• Memastikan pematuhan terhadap terma penggunaan laman web dan amalan privasi yang berkenaan.

c) Penggunaan Data Lokasi

• Data lokasi hanya direkodkan pada masa clock-in dan clock-out bagi tujuan pengesahan kehadiran.
• eTagMe tidak menjalankan penjejakan lokasi secara berterusan atau masa nyata.
• Data lokasi tidak digunakan untuk pemprofilan, pemantauan tingkah laku, atau penjejakan di luar tujuan

6. Pendedahan

Data Peribadi yang diberikan kepada kami secara amnya akan dirahsiakan; namun demikian, anda juga memberikan persetujuan dan kebenaran kepada kami untuk mendedahkan Data Peribadi anda kepada kategori pihak-pihak berikut:

• Mana-mana orang yang kami terpaksa atau diminta untuk melakukannya di bawah undang-undang atau sebagai tindak balas kepada agensi yang berwibawa atau agensi kerajaan;
• Mana-mana syarikat dan anak syarikat kami yang akan ditubuhkan pada masa akan datang;
• Rakan niaga kami yang menyediakan perkhidmatan atau produk berkaitan SAINS;
• Agensi kerajaan, pihak berkuasa berkanun dan pengawal selia industri;
• Juruaudit, perunding, peguam, penasihat profesional, juruaudit luaran dan institusi kewangan kami;
• Sub-kontraktor kami atau penyedia perkhidmatan atau produk pihak ketiga sebagaimana yang ditentukan perlu atau sesuai.

Kami memastikan pihak-pihak yang dinyatakan di atas mematuhi standard perlindungan data yang ketat.

7. Keselamatan

Kami akan menyimpan dan memproses data anda dengan selamat. Kami berusaha, jika dapat dilaksanakan, untuk melaksanakan perlindungan dan prosedur pentadbiran dan keselamatan yang sesuai selaras dengan undangundang dan peraturan yang diguna pakai untuk menghalang pemprosesan Data Peribadi anda yang tidak dibenarkan atau menyalahi undang-undang dan kerugian akibat kemalangan atau pemusnahan, atau kerosakan kepada Data Peribadi anda.

8. Pemindahan Dan Perkongsian Data Peribadi

Sekiranya kami menganggapnya perlu atau sesuai bagi tujuan penyimpanan data atau pemprosesan atau menyediakan apa-apa perkhidmatan atau produk bagi pihak kami kepada anda, kami boleh memindahkan Data Peribadi anda kepada ahli lain dalam syarikat kami atau pembekal pihak ketiga perkhidmatan atau produk di dalam atau di luar negara di mana kita ditubuhkan, dalam keadaan kerahsiaan dan tahap keselamatan yang sama.

Sekiranya data peribadi perlu dipindahkan ke luar negara, SAINS akan memastikan negara atau penerima tersebut mempunyai tahap perlindungan data yang mencukupi seperti yang ditentukan oleh Suruhanjaya di bawah Seksyen 129 Akta yang dipinda serta mematuhi undang-undang perlindungan data yang terpakai di negara ini.

9. Pengekalan Data Peribadi

Data Peribadi yang diberikan oleh anda akan disimpan selagi tujuan pengumpulan data berterusan; data kemudian dimusnahkan melainkan penyimpanan lebih lanjut diperlukan untuk memenuhi tempoh pengekalan yang lebih lama untuk memenuhi keperluan undang-undang, peraturan atau perakaunan atau untuk melindungi kepentingan SAINS.

10. Pautan ke Laman Lain

Laman web kami mungkin mengandungi pautan ke laman web dan halaman lain. Dengan mengaktifkan pautan, misalnya, dengan mengklik pada sepanduk pengiklan, anda meninggalkan laman web kami. Kami tiada kawalan ke atas Data Peribadi atau maklumat lain yang anda berikan kepada mana-mana entiti setelah anda meninggalkan laman web kami.

11. Hak Akses dan Pembetulan Anda

Anda boleh memohon untuk mengakses data peribadi anda dan/atau memohon pembetulan terhadap sebarang data peribadi yang tidak tepat, tidak lengkap, mengelirukan atau tidak terkini. Jika anda tidak bersetuju dengan penggunaan data peribadi anda bagi tujuan selain daripada tujuan asal ia diberikan, anda juga boleh memaklumkan kepada kami.

Sebagai tambahan kepada hak untuk mengakses dan membetulkan data peribadi anda, anda juga mempunyai hak untuk:

• Meminta pemindahan data (data portability) kepada penyedia perkhidmatan lain sekiranya boleh dilaksanakan dari segi teknikal.
• Menarik balik kebenaran yang telah diberikan bagi pemprosesan data peribadi anda, tertakluk kepada sekatan undang-undang atau kontrak.

Semua permohonan tersebut boleh dikemukakan kepada Pegawai Perlindungan Data (DPO) kami di dpo@sains.com.my

12. Pemberitahuan Pelanggaran Data

Jika berlaku pelanggaran data peribadi, SAINS akan memaklumkan individu yang terjejas dan Suruhanjaya Perlindungan Data Peribadi seperti yang dikehendaki di bawah Akta Perlindungan Data Peribadi (Pindaan) 2024 (Akta A1727).

13. Perubahan kepada Notis Privasi

Kami mungkin meminda Notis Privasi ini dari semasa ke semasa tanpa sebarang pemberitahuan; oleh itu, anda disarankan untuk menyemak Notis Privasi ini secara berkala di laman web kami.